Клиент — управляющая компания сети из четырёх частных стоматологических клиник, расположенных в одном регионе. До начала проекта учёт работы врачей, запись пациентов, финансовые отчёты и расчёты по мотивации сотрудников велись в Excel. У каждого администратора была собственная таблица, а итоговая аналитика формировалась вручную — зачастую с опозданием, неточностями и постоянными правками.
Руководство столкнулось с рядом типичных для Excel-просчётов:
Расхождение в данных между клиниками (несовпадающие версии таблиц).
Проблемы с контролем загрузки врачей и качества оказания услуг.
Ошибки в подсчётах зарплаты и мотивационных бонусов.
Невозможность получать в реальном времени статистику по пациентам, услугам, выручке и загрузке специалистов.
Утечка и риск потери данных из-за отсутствия централизованного резервного копирования.
Запрос клиента был сформулирован чётко: создать единую, защищённую веб-систему учёта и аналитики, доступную для администраторов, врачей и руководства, с различными правами доступа, визуализацией ключевых показателей и гибкой отчётностью.
Основная цель проекта — перевести учёт из разрозненных Excel-файлов в единую веб-платформу, которая бы обеспечивала:
оперативный контроль показателей в режиме реального времени,
прозрачный учёт выручки по каждому специалисту и филиалу,
корректный расчёт мотивации персонала,
централизованное хранилище данных по пациентам, приёмам, услугам и сотрудникам.
Клиент сформулировал несколько ключевых задач:
Создание общей базы, в которой будут храниться:
Важно было обеспечить доступ к данным из любой клиники, при этом разграничить права доступа: администраторы — только своя смена, врачи — только по своим пациентам, руководство — полный доступ к аналитике.
Клиент хотел отказаться от устаревших таблиц в Google Docs и Excel, где вручную вбивались смены. Требовалось:
Один из главных запросов — прозрачный учёт выручки по врачам, с раздельным учётом платных и страховых приёмов, скидок и возвратов. Также система должна была рассчитывать:
Клиенту требовались dashboards и отчёты по ключевым метрикам:
Так как речь шла о персональных данных и медицинских услугах, было важно обеспечить:
Прежде чем приступить к технической реализации, команда «Глаголия» провела глубокую аналитику текущих процессов и собрала требования от всех участников: владельца бизнеса, администраторов, врачей и бухгалтера. Это позволило нам избежать типичной ошибки — ориентироваться только на руководство, не понимая реальной логики работы «в полях».
Мы начали с сериала интервью с каждым подразделением:
На основе этого мы построили схему бизнес-процессов: от звонка пациента до закрытия приёма, оплаты и передачи данных в отчёт.
Чтобы избежать недопонимания, мы разработали интерактивный прототип платформы в Figma, в котором:
Прототип согласовывался итерационно, с демонстрациями. Клиент вносил правки, тестировал логику, что помогло сократить срок доработок после запуска.
Исходя из требований к безопасности, скорости и масштабируемости, мы выбрали следующую архитектуру:
Backend: Python (FastAPI) — гибкий и быстрый фреймворк, идеально подходящий для REST API.
Frontend: React.js с кастомным UI — для динамичного и адаптивного интерфейса, особенно в части календарей и фильтрации отчётов.
База данных: PostgreSQL — реляционная СУБД с поддержкой строгих связей и шифрования.
Хостинг: облачная инфраструктура (сервер на Timeweb Cloud с сертификатом 152-ФЗ и изолированными контейнерами).
В дополнение мы заложили возможность дальнейшей интеграции:
После утверждения прототипов мы оформили подробное техническое задание, включавшее:
Это ТЗ стало основой для синхронизации между разработкой и клиентом, а также — инструментом контроля реализации.
После утверждения прототипа и архитектуры мы приступили к поэтапной реализации платформы. Главная цель на этом этапе — не просто «перевести Excel в веб», а создать интуитивную, стабильную систему, которую сотрудники смогут использовать без сложного обучения. Разработка велась по принципу модульности, с чётким разделением логики: каждый блок платформы отвечал за свою зону — от учёта приёмов до визуализации KPI.
Разработано 3 типа интерфейсов с учётом прав доступа:
Администратор филиала
Быстрая запись и отмена приёма через календарь.
Поиск и добавление пациентов (в том числе повторных).
Просмотр смен и расписания врачей.
Отчёты по приёмам и выручке за день/неделю.
Врач
Доступ только к своим приёмам.
Возможность ввести результат лечения, прикрепить назначение или фото.
Просмотр графика на день, неделя, месяц.
Быстрые фильтры по пациентам и типам услуг.
Руководство/собственник
Общая аналитика по клиникам: выручка, загрузка, повторные визиты.
Дашборды с KPI: средний чек, % первичных визитов, динамика по неделям.
Расчёт мотивации врачей в реальном времени.
Сравнение филиалов и сотрудников по эффективности.
Расписание и приёмы
Календарь на основе drag&drop — можно переместить приём, указать тип услуги, добавить комментарий.
Блокировка времени, если уже есть приём или отпуск врача.
Интеграция с модулем аналитики: каждый приём участвует в расчётах по загрузке и выручке.
Учёт пациентов и услуг
Хранение сведений в соответствии с 152-ФЗ: ФИО, ID, дата рождения, история приёмов.
Возможность связать несколько визитов одного пациента.
Учёт скидок, бесплатных услуг, страховых программ (ОМС/ДМС).
Финансовая аналитика и мотивация
Расчёт выручки по услугам, по врачам, по типу оплаты.
Автоматическое распределение бонусов по заданной формуле (например, 30% с услуг свыше плана).
Отдельный модуль отчётности для главбуха: сверка с оплатами, проверка корректности данных.
KPI и отчёты
Дашборды по каждому филиалу и врачу.
Выгрузка данных в Excel и PDF.
Возможность задать целевые показатели и отслеживать динамику выполнения по дням, неделям, месяцам.
Безопасность и логи
Авторизация с разграничением доступа.
Журнал действий: кто изменил расписание, внёс правки, удалил приём.
Резервное копирование данных каждые 24 часа.
Скорость реакции: в интерфейсе использовались skeleton-загрузки и минимальное количество кликов до целевого действия.
Поиск с автоопределением: система подсказывает пациентов по первым буквам ФИО или номеру телефона.
Кастомизация интерфейсов: в зависимости от роли отображаются только нужные блоки — нет перегруза данными.
После запуска новой веб-платформы для учёта и аналитики в стоматологической сети клиент отметил кардинальные улучшения в скорости, прозрачности и точности внутренних процессов. Переход от Excel к централизованной системе дал не только технические преимущества, но и стал толчком к росту управленческой зрелости бизнеса.
Руководство впервые получило единый дашборд по всем филиалам с актуальными показателями: выручка, средний чек, загрузка врачей. Это позволило отслеживать эффективность каждого специалиста и оперативно реагировать на просадки по филиалам.
Сравнение показателей в реальном времени исключило ручные сводки и помогло выявить закономерности: например, в одной клинике резко упала повторная запись — после анализа было пересмотрено расписание и изменён график врача.
Ранее на сбор итогов недели у администраторов и бухгалтеров уходило до 6–8 часов. После внедрения платформы все данные доступны в 2–3 клика, отчёты формируются автоматически, а бухгалтерия получила доступ к сверкам без ожидания «пока пришлют файлы».
Также автоматизация расчёта мотивации позволила исключить спорные ситуации по бонусам — формулы заданы в системе, а каждый врач видит собственный вклад и начисления в личном кабинете.
С момента внедрения платформы сократилось количество ошибок и «забытых» приёмов. Система жёстко контролирует расписание и фиксирует все действия. Это усилило контроль качества и повысило доверие врачей к системе начисления мотивации: всё считается прозрачно, с детализацией.
Хранение всех данных на защищённом сервере, разграничение прав доступа и шифрование базы позволили клиенту избавиться от риска утечки через Excel-файлы. Были настроены регулярные резервные копии и система логирования.
Доступ к аналитике в реальном времени позволил перейти от интуитивных решений к data-driven управлению. Руководство пересмотрело загрузку специалистов, изменило схему мотивации, оптимизировало маркетинг (в том числе по источникам первичных визитов).
Итог: новая система стала не просто заменой Excel, а инструментом роста и управления сетью. За первый квартал после внедрения клиент отметил:
Проект по цифровой трансформации сети стоматологических клиник был реализован командой «Глаголия» — компанией, специализирующейся на разработке кастомизированных IT-решений для медицины, сферы услуг и управления бизнес-процессами.
Мы не просто «написали веб-платформу». Мы погрузились в логику работы клиники, провели аналитику, предложили архитектуру, протестировали интерфейсы и обучили сотрудников. В результате заказчик получил не шаблонную CRM, а индивидуальную систему, полностью адаптированную под специфику его бизнеса.
📩 Свяжитесь с командой «Глаголия», чтобы получить консультацию, демонстрацию интерфейса и оценку сроков под вашу задачу.
