Маркетинговое агентство столкнулось с классической проблемой роста: увеличение числа клиентов и проектов усложнило координацию команды и соблюдение сроков. Менеджеры тратили слишком много времени на ручное отслеживание задач в таблицах, переписки с клиентами и подготовку отчетов о проделанной работе. Необходимо было решение, которое объединит управление проектами, коммуникации и отчетность в единой платформе. Именно поэтому руководство агентства приняло решение заказать разработку собственной системы управления проектами, адаптированной под их бизнес-процессы и ориентированной на максимальную автоматизацию взаимодействия, планирования и отчетности.
Пример: собственная система позволяет агентству эффективно планировать кампании, отслеживать задачи и автоматизировать коммуникации с клиентами. Такой инструмент служит единым информационным пространством для команды и клиентов, давая всем участникам актуальный статус проектов. Благодаря этому улучшается прозрачность работы и снижается риск ошибок из-за человеческого фактора.
Заказчик четко обозначил ключевые задачи, которые должна решить новая система:
Единая среда для проектов: Вести все проекты агентства (по разным клиентам) в одном приложении, с разделением по клиентам и кампаниям.
Прозрачное управление задачами: Создавать задачи, назначать ответственных и дедлайны, отслеживать прогресс по каждому проекту в реальном времени.
Автоматизация рутины: Сократить ручной труд менеджеров – автоматические напоминания о приближающихся сроках, уведомления команды и клиентов о статусе задач.
Интеграция коммуникаций: Встроить взаимодействие через мессенджеры (Slack/Telegram) и почту, чтобы сотрудники и клиенты своевременно получали важные сообщения напрямую из системы.
Тайм-трекинг: Внедрить учет рабочего времени по задачам, чтобы оценивать загрузку сотрудников и эффективность затрат времени на разные активности.
CRM-функционал: Учитывать CRM-задачи – хранение информации о клиентах, связь проектов с клиентскими данными, напоминания о контактах и важных событиях (например, о звонке клиенту или презентации отчета).
Отчеты об эффективности: Автоматически формировать понятные отчеты о выполненных работах и результатах проектов (для внутреннего анализа и для предоставления клиентам).
Исходя из поставленных задач, маркетинговое агентство заказало разработку веб-приложения “под ключ” – системы управления проектами с необходимым набором модулей и интеграций. Система должна было представлять собой современное веб-приложение, доступное из любого места и устройства, с интуитивно понятным интерфейсом для сотрудников.
В состав функционала, оговоренного в техническом задании, вошли:
модуль управления проектами и задачами (с календарем и доской задач);
модуль тайм-трекинга (учет рабочего времени и генерация таймшитов);
базовый модуль CRM (реестр клиентов, связка проектов с клиентами, управление сделками);
интеграции с мессенджерами (Slack, Telegram) и почтовыми рассылками для уведомлений;
система генерации отчетов и дашборд ключевых показателей по проектам.
Заказчик ожидал получить полностью готовое решение, которое можно внедрить в работу агентства без длительного обучения персонала. Особое внимание в заказе было уделено гибкости системы – возможности дополнять и изменять функционал под будущие нужды (масштабируемость) и безопасности данных (так как хранится коммерческая информация о клиентах).
Для реализации поставленных требований был тщательно подобран технологический стек:
Frontend: React.js + Tailwind CSS. Выбор пал на React.js для создания динамичного одностраничного приложения с отзывчивым интерфейсом. Библиотека React позволила эффективно реализовать сложную логику на стороне клиента (например, интерактивные доски задач, обновляющиеся без перезагрузки страницы). Tailwind CSS был использован для быстрой стилизации и адаптивного дизайна: благодаря готовым утилитарным классам удалось добиться единого современного стиля интерфейса и удобства отображения на разных экранах.
Backend: Node.js + Express. Серверная часть построена на Node.js, что обеспечило высокую скорость разработки и легкую масштабируемость. Фреймворк Express использован для создания RESTful API, через который фронтенд взаимодействовал с сервером. Node.js отлично подошел для задач, требующих обработки множества одновременно происходящих событий (запросы от многих пользователей, отправка уведомлений и т.д.) благодаря неблокирующему вводу-выводу. Кроме того, использование одного языка (JavaScript/TypeScript) на клиенте и сервере упростило поддержку проекта.
База данных: PostgreSQL. В качестве СУБД выбрана PostgreSQL, как надежное реляционное хранилище данных. PostgreSQL обеспечивает целостность данных и поддерживает сложные SQL-запросы, что необходимо для формирования отчетов и реализации связей между сущностями (проекты, задачи, клиенты, сотрудники). База данных спроектирована с учетом перспектив роста – при увеличении числа проектов система сможет масштабироваться без потери производительности. Для доступа к базе использован ORM (например, Sequelize) с системой миграций, что упростило разработку и сопровождение схемы данных.
Дополнительно, для реализации специфических задач применялись и другие технологии. Например, для обновления интерфейса в реальном времени (получение уведомлений о новых комментариях к задачам) использован Socket.io (WebSocket) на Node.js. А для планирования регулярных автоматических операций (таких как отправка еженедельных отчетов клиентам) – библиотека node-schedule (аналог планировщика Cron). Все компоненты системы развернуты в контейнерах (Docker) для удобства деплоя и последующего сопровождения.
Готовая система управления проектами включила в себя ряд модулей, каждый из которых решает свои задачи и тесно интегрирован с остальными:
Управление проектами и задачами: В системе реализована возможность создавать проекты для каждого клиента или маркетинговой кампании. Каждый проект содержит список задач, которые можно группировать по спринтам или этапам кампании. Доступны различные представления: список задач, канбан-доска для визуального контроля статусов, а также календарь, показывающий дедлайны. Менеджеры проектов могут назначать ответственных исполнителей, устанавливать приоритеты и взаимозависимости задач (например, задача “Подготовить медиаплан” должна завершиться до старта задачи “Запуск рекламы”). Автоматизация: система сама рассылает напоминания исполнителям о приближающихся дедлайнах и уведомляет менеджера, если задача просрочена. Благодаря такому функционалу ручной контроль сроков сведён к минимуму, и ни одна задача не теряется из виду.
Тайм-трекинг: Для отслеживания загрузки сотрудников внедрен модуль учета рабочего времени. Каждый сотрудник может запускать таймер внутри задачи либо впоследствии вручную логировать часы, затраченные на выполнение. Собранная информация аккумулируется в таймшитах по каждому проекту и сотруднику. Менеджеры видят, сколько времени ушло на ту или иную задачу, могут сравнить фактические трудозатраты с первоначальными оценками. Это не только повышает прозрачность работы команды, но и позволяет точнее оценивать будущие проекты. Автоматизация: еженедельно система формирует сводный отчет по отработанным часам и отправляет его руководству отделов, избавляя от необходимости вручную собирать эти данные.
CRM и управление клиентами: Встроенный CRM-модуль позволяет хранить карточки клиентов и связать их с соответствующими проектами. При заведении нового клиента или закрытии сделки в CRM можно автоматически создать проект с базовым шаблоном задач – таким образом продажа без задержек переходит в этап исполнения. В системе сохраняется история взаимодействия с каждым клиентом: ответственные менеджеры, даты ключевых встреч, приложения (брифы, договоры) и т.д. Автоматизация: настроены напоминания о CRM-активностях – например, система напомнит ответственному менеджеру за неделю до даты, когда нужно подготовить отчет о результатах кампании для клиента, или вовремя уведомит о необходимости продлить контракт. Это обеспечивает проактивную работу с клиентами и снижает риск упущенных возможностей.
Интеграция с мессенджерами и коммуникации: Система значительно упростила коммуникации как внутри команды, так и с клиентами. Реализованы интеграции с популярными мессенджерами:
Отчеты и аналитика эффективности: Одно из ключевых преимуществ системы – мощный модуль отчетности. Руководство агентства получает дашборд с основными показателями: текущий статус всех проектов, процент задач, выполненных в срок, загрузка команды, количество активных проектов по каждому клиенту и т.д. Для каждого проекта автоматически строятся отчеты о его эффективности: сравнение плановых сроков с фактическими, затраченное время по задачам, достигнутые KPI (например, если проект – рекламная кампания, фиксируются показатели охвата или конверсии). Автоматизация: отчеты формируются по расписанию (например, еженедельно и ежемесячно) и сразу доступны руководителям, а ключевые выводы могут автоматически отправляться клиенту. Система также позволяет в любой момент сформировать отчет за произвольный период по нужным параметрам – больше не требуется сводить данные вручную из разных источников, все показатели собираются и визуализируются в одном месте.
Разработка системы велась поэтапно, с тесным взаимодействием с заказчиком на каждом шаге:
Анализ требований и прототипирование: На первом этапе команда бизнес-аналитиков собрала подробные требования от заказчика. Проводились интервью с менеджерами агентства, чтобы понять их текущий рабочий процесс и болевые точки. На основе требований был подготовлен концепт системы – список функций, пользовательские сценарии. Затем UX/UI-специалисты создали интерактивные прототипы основных экранов (доска проектов, карточка задачи, экран тайм-трекинга и пр.). Прототипы согласовали с заказчиком, что позволило убедиться, что видение продукта совпадает с ожиданиями.
Дизайн интерфейса: После утверждения прототипов началась детальная отрисовка дизайна в фирменном стиле агентства. Интерфейс был выполнен минималистичным и понятным, с упором на визуализацию статусов (цветовые метки приоритетов, наглядные индикаторы прогресса проектов). Дизайн учитывал адаптивность – система должна удобно работать как на десктопах, так и на планшетах или смартфонах, чтобы менеджеры могли просматривать статус проектов на ходу.
Разработка backend и API: Параллельно с дизайном стартовала разработка серверной части. Были спроектированы база данных (сущности: пользователи, клиенты, проекты, задачи, рабочие часы и т.д., а также связи между ними). На Node.js/Express реализованы основные эндпоинты API: создание/редактирование проектов и задач, регистрация рабочего времени, получение данных для отчетов. Особое внимание уделялось безопасности: реализована многоуровневая система доступа (администраторы, руководители проектов, исполнители с различными правами) и защита API (аутентификация JWT, шифрование конфиденциальных данных).
Разработка frontend: После появления первых работающих API разработчики интерфейса (React) приступили к реализации клиентской части. Этот этап выполнялся интерактивно – экран за экраном. Сначала собрали каркас приложения: навигация по разделам (Проекты, Задачи, Отчеты, Клиенты, Настройки). Затем последовательно добавляли функционал к каждому модулю: список проектов и фильтрацию по клиентам, страницу деталей проекта с вкладками задач и учета времени, формы для добавления задачи, встроенные таймеры, графики на дашборде и т.д. Регулярно проводились демонстрации промежуточных результатов заказчику, чтобы убедиться, что все бизнес-требования учтены верно.
Интеграции и внешние сервисы: Как только базовый функционал был готов, выполнена настройка интеграций. Подключили Slack API и Telegram Bot API для рассылки уведомлений, протестировали сценарии: создание задачи -> приходит уведомление исполнителю в Slack; завершение этапа проекта -> клиент получает сообщение в Telegram. Также настроили SMTP-сервер для исходящей почты (уведомления и отчеты на email). Если у агентства были ранее используемые инструменты (например, Google Календарь или внешняя CRM), на этом этапе реализовали импорт/экспорт данных для плавного перехода на новую систему.
Тестирование и контроль качества: После того как весь запланированный функционал был реализован, продукт прошел тщательное тестирование. QA-специалисты проверили работу всех сценариев: создание проектов, выполнение задач, генерацию отчетов, соблюдение прав доступа. Проводилось нагрузочное тестирование базы данных и сервера, чтобы убедиться, что система выдержит одновременную работу десятков сотрудников и автоматическую рассылку уведомлений. По результатам тестирования вносились исправления и проводилась полировка интерфейса для лучшего UX.
Внедрение и обучение: Финальный этап – развертывание системы на сервере заказчика (либо в облачной инфраструктуре) и поэтапное внедрение в процессы агентства. Было проведено обучение команды: несколько практических сессий, где менеджеры проектов и специалисты агентства освоили новый инструмент. Первое время система работала параллельно со старым подходом, чтобы коллектив привык и перенес текущие проекты. Получив от пользователей начальную обратную связь, были оперативно внесены небольшие улучшения. После этого продукт был официально запущен в промышленную эксплуатацию.
Полный цикл разработки от старта до запуска занял порядка 6 месяцев. Детализация по основным этапам:
Некоторые этапы выполнялись параллельно (например, дизайн и начало разработки, разработка и частичное тестирование), что позволило уложиться примерно в полгода. Благодаря четкому планированию и постоянной коммуникации с клиентом, проект был завершен точно в срок, и агентство смогло своевременно начать пользоваться новым решением.
С учетом масштаба проекта (разработка с нуля, множество модулей и интеграций) общая стоимость работ составила 2,5 миллиона рублей. В эту сумму вошли все этапы – от аналитики и дизайна до тестирования и внедрения. Стоимость могла варьироваться в зависимости от точного набора функционала и изменений в ходе выполнения, однако изначально оговоренный бюджет был выдержан. Инвестиции в разработку уже начали окупаться за счет роста эффективности: собственная система снижает трудозатраты, позволяет вести больше проектов одновременно и повышает удовлетворенность клиентов, что в итоге приносит агентству дополнительную прибыль.
Дашборд с ключевыми показателями проектов демонстрирует рост эффективности работы агентства. Благодаря такой наглядности руководство может оперативно оценивать состояние всех проектов и принимать решения на основе актуальных данных. Это лишь один из примеров того, как автоматизация отчетности помогает улучшить контроль и управление.
В итоге маркетинговое агентство получило именно то решение, которое планировало. Теперь все проекты и связанные с ними задачи централизованы: руководство в любой момент видит полную картину загрузки команды и статусов по каждому клиенту. Удалось практически исключить ситуации, когда дедлайн внезапно “прогорает” — система заблаговременно предупреждает о рисках срыва сроков. Автоматизация коммуникаций заметно сэкономила время менеджеров: вместо десятков писем и сообщений вручную, клиенты регулярно получают структурированные отчеты, а сотрудники – нужные напоминания.
Благодаря модулю тайм-трекинга агентство получило прозрачную статистику по трудозатратам. Это позволило выявить узкие места в процессах и оптимизировать распределение ресурсов. Например, стало ясно, какие типы задач отнимают у команды больше всего времени, и руководство приняло меры (дополнительное обучение, наем новых специалистов) для повышения эффективности именно в этих зонах.
Для клиентов агентства внедрение новой системы тоже принесло пользу: повысились своевременность и качество отчетности. Клиенты ощущают, что их проекты под контролем – они видят прогресс, регулярно получают данные о результатах кампаний. Повысился уровень доверия и удовлетворенности, что напрямую сказалось на удержании клиентов и количестве повторных обращений.
Проект по разработке данной системы управления проектами наглядно продемонстрировал эффективность индивидуального подхода к автоматизации бизнес-процессов. Заказчик получил гибкий инструмент, который масштабируется вместе с ростом бизнеса и может дополняться новыми функциями. Уже в первые месяцы после запуска решение помогло сократить административную нагрузку на менеджеров и ускорить выполнение проектов. Этот кейс показывает, как правильно подобранное и внедренное ПО способно стать конкурентным преимуществом и залогом успешной работы компании.
