Автоматизация заказов и доставки для ресторанной сети

Как мы автоматизировали заказ и доставку для ресторанной сети: от таблиц к единой платформе

🟦 1. Проблема: что происходило до внедрения системы

До внедрения платформы в сети кафе использовались разные инструменты для приёма и обработки заказов:

• Заказы по телефону принимались вручную администратором.
• Заказы из Instagram и Telegram приходили в разные чаты.
• Google-таблицы использовались для учёта заявок, но постоянно «сыпались»: возникали дубли, пропущенные адреса, путаница со статусами доставки.
• Курьеры получали адреса по SMS или в чате, что приводило к ошибкам и задержкам.
• Менеджеры вручную сверяли суммы, статистику и отчёты — что занимало несколько часов в день.

Из-за роста объёма заказов ручная система перестала справляться.
Ошибки, недовольные клиенты, пропущенные заказы и невозможность масштабировать бизнес стали главными «триггерами» для изменений.

🟦 2. Цели проекта и задачи автоматизации

Руководство сети кафе поставило перед собой амбициозную, но чёткую цель —
создать единую цифровую платформу, которая автоматизирует цикл “приём заказа → кухня → доставка → отчётность”, сократит долю ручной работы и создаст основу для масштабирования бизнеса.

Ключевые задачи проекта:

Централизация заказов:

собрать все каналы заказов (сайт, соцсети, звонки, агрегаторы) в один интерфейс;

исключить пропущенные заказы и дублирование.

Автоматизация кухни:

передавать заказы на кухню в режиме реального времени;

учитывать время приготовления, статусы блюд, нагрузку на поваров.

Управление доставкой:

быстро распределять заказы между курьерами;

прокладывать маршруты и отслеживать статусы;

контролировать время доставки и загрузку персонала.

Финансовый учёт и отчётность:

фиксировать оплату, скидки, возвраты;

строить отчёты по точкам, времени, сотрудникам и каналам продаж.

Уведомления и обратная связь с клиентами:

автоматическая отправка SMS / WhatsApp по статусам заказов;

сбор отзывов после доставки.

Масштабируемость:

возможность быстро подключать новые точки, не увеличивая количество сотрудников;

масштабировать систему на франшизу.

🟦 3. Этапы реализации проекта: от аналитики до запуска

1. Бизнес-аналитика и сбор требований

На первом этапе команда Глаголия провела серию интервью с владельцем бизнеса, администраторами, поварами и курьерами.
Наша задача — понять, как реально работает бизнес «на земле», какие процессы критичны, и где теряются деньги.

Мы зафиксировали:

• все каналы поступления заказов (телефон, WhatsApp, Telegram, сайт);
• цепочку обработки: приём → передача на кухню → доставка;
• типичные ошибки и потери (например, 17% заказов поступали с опозданием, 8% терялись);
• требования к отчётности — что хочет видеть собственник.

По итогам мы составили подробное техническое задание с учётом всех ролей: администратор, повар, курьер, управляющий.

2. Проектирование интерфейсов и логики

Мы разработали:

• UX-схемы и прототипы личного кабинета для администратора и управляющего;
• отдельное мобильное приложение для курьеров;
• кухонный интерфейс с приоритетами блюд и таймингами;
• дешборд для аналитики, где всё под рукой: заказы, выручка, повторы, загрузка.

Вся логика работы системы строилась по принципу:

“один заказ — один поток”, без ручного копирования или переключения между сервисами.

3. Разработка и интеграции

Для реализации мы использовали стек:

• Frontend: React.js (панель заказов и отчётность), Flutter (мобильное приложение курьера);
• Backend: Laravel + PostgreSQL;
• Интеграции: Telegram API, SMS-платформа, карта с маршрутами (2GIS API).

Система подключалась к сайту и соцсетям через webhook-интеграции, чтобы заказы попадали сразу в CRM без участия человека.

4. Тестирование и пилот

Мы начали с пилотной точки — кафе в центре города:

• протестировали полный цикл: от приёма до доставки;
• выявили узкие места (например, задержка на кухне без уведомления администратора);
• доработали push-уведомления, добавили отчёт по средней скорости приготовления.

5. Запуск и обучение персонала

Сотрудники прошли пошаговое обучение: видеогайды, чат с поддержкой, инструкции.
Мы внедрили систему поэтапно — сначала приём заказов, потом кухня, потом доставка.

Через 2 недели система была в полноценной эксплуатации, а ещё через месяц подключили вторую точку.

🟦 4. Результаты автоматизации: цифры, эффекты, следующий шаг

Через 2 месяца после внедрения система показала стабильные улучшения по всем ключевым метрикам.

Конкретные результаты:

• Сокращение времени обработки заказа — с 9 до 3 минут (включая отправку на кухню и распределение курьера).
• Снижение ошибок и пропущенных заказов — с ~12% до менее чем 1% (пропущенный заказ теперь исключение, а не норма).
• Контроль доставки — 95% заказов доставляются в пределах SLA (временного окна).
• Рост повторных заказов — на 27% благодаря push-уведомлениям и автоматическим благодарностям.
• Экономия времени на отчётность — управляющий тратит 10 минут в день вместо 1–2 часов, отчёты формируются автоматически.
• Повышение загрузки кухни — на 15%, за счёт правильного распределения нагрузки.

Масштабирование

После успешного пилота платформа была развёрнута на 3 дополнительные точки за 10 дней без перебоев.
Следующий этап — создание модуля лояльности и интеграции с Яндекс.Едой и Delivery Club.

Что дало бизнесу внедрение:

• Избавились от «хаоса в таблицах» и потери клиентов.
• Сэкономили время и снизили нагрузку на персонал.
• Получили управляемую, масштабируемую платформу для роста сети.
• Освободили ресурсы собственника для стратегии, а не ручного контроля.

🟦 5. Хотите такую систему для своей сети? Сделаем под ключ.

У вас уже есть поток заказов, но вы чувствуете, что бизнес «течёт сквозь пальцы»?

• Заказы теряются между Telegram и звонками?
• Курьеры путаются в адресах?
• Excel больше не справляется?
• Персонал перегружен, а вы не видите полной картины?

Мы в Глаголии разработаем вашу собственную платформу, заточенную под процессы именно вашей сети — без шаблонов, с учётом кухни, доставки, менеджмента и аналитики.

🔧 Что входит в разработку:

• Аналитика и проектирование под вашу специфику
• Интерфейсы для персонала и управляющих
• Подключение каналов заказов (сайт, мессенджеры, соцсети)
• Автоматизация кухни и доставки
• Система уведомлений и отчётности
• Масштабируемая архитектура — под рост сети или франшизу

📞 Оставьте заявку на glagolia.com — и мы сделаем вам работающий инструмент, а не очередную «систему ради галочки».
Глаголия — программируем рост вашего бизнеса.