Когда в компании более 5 сотрудников, внутренние процессы перестают быть прозрачными. Кто отвечает за договор? Почему не выставлен счёт? Где актуальная версия файла? Задачи ставятся в чате, документы ходят в почте, напоминания теряются. В результате — срыв сроков, дублирование работы, нервозность внутри команды и потери снаружи: клиентов, времени и денег.
Типовые решения — вроде Google Docs, Trello или даже Bitrix24 — со временем перестают справляться: нет логики маршрутов, не хватает контроля по ролям, нельзя проследить цепочку согласования. У каждого свой «файл», свой формат и своё понимание, что нужно делать.
Решение — создать собственный корпоративный портал, адаптированный под внутренние процессы бизнеса: с задачами, маршрутами согласования, документооборотом, отчётами и единым окном доступа. Такая система заменяет хаос структурой, автоматизирует рутину и даёт руководителю полный контроль над происходящим. Эта статья — о том, как это работает на практике, что входит в платформу, сколько стоит внедрение, и что вы получите на выходе.
Не каждая компания осознаёт, что ей уже давно нужен собственный портал. Часто руководители продолжают «дотягивать» на чатах, почте, облаках и Google-таблицах, пока процесс окончательно не выходит из-под контроля. Ниже — признаки, при которых создание внутренней платформы уже не опция, а необходимость.
Множество отделов и путаница в задачах
Нет прозрачности: кто за что отвечает, на каком этапе документ, кто «держит» процесс.
Документы везде, кроме нужного места
Счета — в почте, договоры — в мессенджере, акты — в чате. Невозможно быстро найти нужное.
Согласование занимает дни, а то и недели
Руководитель забыл, юрист занят, бухгалтер не получил задачу. Все винят друг друга.
Отсутствие прозрачности по срокам и задачам
Нет отчётности: кто сколько делает, кто задерживает, где «зависло» согласование.
Каждый сотрудник работает в своей системе
Один ставит задачи в Notion, другой ведёт Excel, третий — пишет в личку. Командная работа разрушается.
Руководитель теряет контроль
Все вопросы — к нему. Чтобы понять, на каком этапе проект, нужно опрашивать вручную.
Если вы узнали хотя бы три пункта — значит, бизнес «уперся» в операционный потолок. А значит, пришло время выстроить системную архитектуру внутренних процессов, где документы, задачи, сроки и сотрудники работают в одном окне.
Корпоративный портал — это не просто «внутренняя папка» или облачное хранилище. Это цифровая система, в которой всё работает по логике: документы, задачи, роли сотрудников, дедлайны, уведомления и контроль. Ниже — модули, из которых строится платформа под задачи конкретной компании.
| Модуль | Назначение |
|---|---|
| Задачи и маршруты | Постановка задач, контроль сроков, маршруты согласования документов |
| Документооборот | Хранение, шаблоны, версионность, ЭЦП, история правок |
| Отделы и роли | Назначение прав доступа, разграничение функций, видимость информации |
| Уведомления | Напоминания о сроках, системные алерты, интеграция с почтой и мессенджерами |
| Отчёты и дашборды | KPI по отделам, отчётность по задачам, визуализация загруженности |
| Файловое хранилище | Безопасное хранение файлов, структура по проектам и документам |
| Календарь и события | Общий график мероприятий, контроль сроков сдачи документов и этапов |
Каждая компания получает свою структуру: у кого-то 3 отдела и простые задачи, у кого-то десятки маршрутов, вложенных процессов и юридически значимые документы с многоступенчатым контролем. Всё это выстраивается в одной платформе — без хаоса, с чёткой логикой, персональными правами доступа и полной историей действий.
Один из ключевых элементов корпоративного портала — это электронный документооборот. Он позволяет контролировать движение каждого документа: от загрузки до утверждения и хранения. Никаких утерянных версий, запоздалых согласований и пересланных по 10 кругу файлов. Всё — в системе, с полной прозрачностью.
Система строится таким образом, чтобы исключить ручную пересылку и напоминания. Платформа сама ведёт документ от человека к человеку, следит за сроками, уведомляет, если кто-то «завис», и формирует цифровую историю — без необходимости вручную отслеживать почту, мессенджеры и устные договорённости.
В корпоративном портале нет места «устным договорённостям» и забытым обещаниям. Каждое действие в системе — это четко поставленная задача с дедлайном, ответственным и маршрутом. Вся активность сотрудников фиксируется, а контроль сроков встроен в логику платформы.
Таким образом, система превращается не просто в органайзер, а в операционный каркас бизнеса. Задачи больше не теряются, ответственность — прозрачна, а сроки — под контролем. Руководитель получает не отчёты «по запросу», а поток актуальной информации в режиме реального времени.
Чтобы корпоративный портал не стал ещё одной «замкнутой системой», он должен интегрироваться с внешними сервисами и автоматизировать типовые действия. Это избавляет сотрудников от дублирования информации, ускоряет работу и обеспечивает точность данных.
1С и ERP-системы
— автоматическая передача данных по счетам, актам, договорам
— выгрузка платёжных документов, синхронизация реквизитов
Email и почтовые сервисы (IMAP/SMTP)
— рассылка уведомлений о задачах, просрочках, утверждениях
— запись и история переписки по проекту внутри карточки
Телеграм / WhatsApp / Slack
— моментальные оповещения о новых задачах и изменениях
— отчёты по проектам и сотрудникам — прямо в мессенджер
Облачные хранилища и API
— подключение Google Drive / Яндекс.Диск / S3
— автоматическая архивация документов
— открытые API для внешней интеграции
Каждое из этих действий исключает ручной контроль, сокращает время отклика и снижает риски ошибок. Автоматизация становится не просто «дополнением», а двигателем всей внутренней логики компании.
Чтобы понять, как корпоративный портал заменяет хаос структурой, покажем типовой процесс работы с документами и задачами внутри системы. Это не теория, а ежедневная рутина, которую мы превращаем в автоматизированный поток.
Каждое действие фиксируется, каждый файл хранится в контексте проекта, каждый дедлайн — под контролем. Это и есть основа управляемой системы: всё прозрачно, логично и замкнуто в одной экосреде.
Стоимость корпоративного портала зависит от масштабов компании, количества модулей, сценариев автоматизации и уровня интеграции с другими системами. Ниже — ориентировочные уровни стоимости, чтобы вы могли соотнести ожидания и реальный объём работ.
Что входит:
Стоимость: от 350 000 ₽
Срок: 4–5 недель
Подходит для небольших компаний с 5–10 сотрудниками и базовыми процессами.
Что входит:
Стоимость: от 550 000 ₽ до 850 000 ₽
Срок: 6–8 недель
Подходит для средних компаний (от 20 человек), где уже есть внутренняя структура и отделы.
Что входит:
Стоимость: от 1 000 000 ₽
Срок: от 2 месяцев
Решения под холдинги, крупные компании, дистрибьюторов и производственные сети.
Разработка проходит поэтапно: анализ процессов, прототип, MVP, доработка. Всё под вашу архитектуру — без переплаты за ненужные функции и без абонентских платежей. Это ваш актив, не зависимый от внешнего провайдера.
Клиент: компания-поставщик промышленного оборудования, 6 отделов, 23 сотрудника.
Проблема: договоры и счета отправлялись вручную по почте и мессенджерам, согласование длилось по 3–5 дней, сотрудники дублировали одни и те же файлы, задачи терялись, руководитель не понимал, где «завис» процесс.
Всё было реализовано за 6 недель: от анализа до запуска с обучением персонала. Сейчас система масштабируется на филиалы.
Хаос в задачах, потерянные файлы, бесконечные согласования и «где договор?» — всё это не проблемы сотрудников. Это сигнал, что вашему бизнесу пора перейти от ручного управления к системе. Корпоративный портал с логикой задач, документооборотом, маршрутами и ролями — это не роскошь, а цифровая инфраструктура, которая делает работу предсказуемой, прозрачной и масштабируемой.
В компании Глаголия мы проектируем такие системы под процессы конкретного бизнеса — без шаблонов, без лишних функций и без «только так, как у всех». Мы изучаем, как вы работаете сейчас, выявляем слабые места и создаём платформу, которая соединяет все отделы в единую логичную среду. Не надо менять привычки — система выстраивается под вас.
📌 Уже через 5–7 дней вы получите прототип своей будущей платформы с задачами, маршрутами и интерфейсом. Через 1–2 месяца — запустите её в работу.
Оставьте заявку — мы проведём экспресс-аудит внутренних процессов и подготовим архитектуру платформы под ваш бизнес.
📞 Телефон: +7 (918) 561-97-91
📧 Email: info@glagolia.com
🔘 [Оставить заявку]
